Det afhænger af, om der gælder formkrav til dokumentet i lovgivningen eller aftalen, hvad modparten kræver, og hvor vigtigt det er at kunne bevise underskriften, hvis den senere bestrides. eIDAS-forordningen skelner mellem simpel, avanceret og kvalificeret elektronisk signatur, og kun den kvalificerede er udtrykkeligt anerkendt som ligestillet med en håndskrevet underskrift i hele EU. Guiden bygger på EU-Kommissionens og Digitaliseringsstyrelsens sider, læst 24. september 2026, og er ikke juridisk rådgivning — er I i tvivl om et konkret dokument, så spørg en advokat.
De tre signaturniveauer efter eIDAS
eIDAS-forordningen definerer tre niveauer af elektronisk signatur: simpel, avanceret og kvalificeret. Kun den kvalificerede elektroniske signatur er udtrykkeligt anerkendt som juridisk ligestillet med en håndskrevet underskrift i hele EU.
Simpel elektronisk signatur
En simpel elektronisk signatur er data i elektronisk form, der er knyttet til andre data og bruges af underskriveren til at underskrive. Ifølge EU-Kommissionen kan så lidt som et navn under en mail udgøre en elektronisk signatur. Det gør signaturen let at anvende, men også lettere at bestride.
Avanceret elektronisk signatur
En avanceret signatur er entydigt knyttet til underskriveren, kan identificere underskriveren, er oprettet med data under underskriverens kontrol, og gør det muligt at opdage efterfølgende ændringer i dokumentet. Spørg udbyderen af en signaturløsning, hvilket niveau løsningen leverer.
Kvalificeret elektronisk signatur
En kvalificeret signatur er en avanceret signatur, der er oprettet med en kvalificeret signaturenhed og baseret på et kvalificeret certifikat. Digitaliseringsstyrelsen fører tilsyn med udbydere af elektroniske tillidstjenester og optager kvalificerede udbydere på den danske eIDAS-positivliste. En kvalificeret signatur giver den højeste bevissikkerhed og har automatisk samme juridiske virkning som en håndskrevet underskrift i alle EU-lande.
Typiske dokumenter og det rette signaturniveau
Tabellen er sitets egen tommelfingerregel for, hvilket niveau det kan være fornuftigt at vælge — ikke et lovkrav. Lovgivning, konkrete aftaler, branchevilkår eller modparten kan stille andre krav, så tjek altid dem først.
| Dokumenttype | Anbefalet minimum | Bemærkning |
|---|---|---|
| Intern godkendelse af udkast eller mødereferater | Simpel | Lav risiko; dokumentet bruges internt |
| Samtykke til nyhedsbrev eller markedsføring | Simpel | Et klik med logget tidspunkt kan være nok, men gem dokumentation |
| Ansættelseskontrakt | Avanceret | Begge parter har interesse i entydig identifikation |
| Erhvervslejekontrakt | Avanceret | Længerevarende forpligtelse; ofte krav fra modpart |
| Bestyrelsesprotokollat med beslutninger | Avanceret | Dokumenterer ledelsesansvar; bør kunne verificeres |
| Dokument, der skal bruges i et andet EU-land | Overvej kvalificeret | Kun kvalificeret signatur er udtrykkeligt ligestillet med håndskrevet i hele EU |
| Dokumenter med lovbestemte formkrav | Det, loven kræver | Tjek reglerne hos den relevante myndighed |
Arbejdseksempel: Valg af signaturniveau til en ansættelseskontrakt
Eksemplet er sitets eget illustrative eksempel med fiktive tal.
En mellemstor virksomhed ansætter en ny bogholder. HR-afdelingen sender ansættelseskontrakten til digital underskrift. Virksomheden overvejer tre scenarier:
- Simpel signatur: Bogholderen modtager en mail med kontrakten som PDF og bekræfter ved at svare “Jeg accepterer”. Løsningen er hurtig, men hvis bogholderen senere hævder, at mailen blev sendt af en anden, har virksomheden svært ved at bevise underskriften.
- Avanceret signatur: Virksomheden bruger en signaturløsning, hvor bogholderen logger ind med MitID. Systemet logger, hvem der loggede ind, hvornår dokumentet blev underskrevet, og låser dokumentet mod ændringer. Virksomheden har nu dokumentation, der entydigt knytter bogholderen til underskriften.
- Kvalificeret signatur: Ikke nødvendig for en dansk ansættelseskontrakt, medmindre virksomheden har særlige krav fra en ekstern part eller egen politik.
Virksomheden vælger avanceret signatur, fordi kontrakten regulerer et vedvarende ansættelsesforhold, og begge parter har interesse i, at underskriften ikke kan bestrides.
Styring af, hvem der må underskrive på virksomhedens vegne
Hvem der kan forpligte virksomheden, afhænger af tegningsreglen og eventuelle fuldmagter — tal med en rådgiver, hvis I er i tvivl. Digitalt handler medarbejderne på virksomhedens vegne gennem MitID Erhverv, og I MitID Erhverv kan en rettighedsadministrator tildele de nødvendige rettigheder til brugere i organisationen. Det giver virksomheden kontrol over, hvem der kan handle på dens vegne i selvbetjeningsløsninger og hos samarbejdspartnere.
En klar rettighedsstruktur sikrer, at kun de rette personer underskriver kontrakter, godkender betalinger eller indberetter til myndigheder. Gennemgå rettighederne regelmæssigt — især når medarbejdere skifter rolle eller forlader virksomheden.
Valg af signaturløsning
Når virksomheden vælger en udbyder af digitale signaturer, bør ledelsen overveje:
- Signaturniveau: Understøtter løsningen det niveau, I har brug for? Nogle udbydere tilbyder kun simpel eller avanceret signatur; kvalificeret signatur kræver en udbyder på eIDAS-positivlisten.
- Integration: Kan løsningen integreres med jeres dokumenthåndtering, HR-system eller CRM?
- Pris og volumen: Afregnes pr. signatur, pr. bruger eller som abonnement? Beregn forventet forbrug, før I sammenligner tilbud.
- Opbevaring og audit-spor: Gemmer løsningen dokumentation for, hvem der underskrev hvornår, og hvor længe opbevares den?
- Support og oppetid: Hvad sker der, hvis løsningen er nede, når en kontrakt skal underskrives?
Bed om en demonstration og test løsningen med et reelt dokument, før I binder jer.
Hvad guiden ikke dækker
Denne guide giver et overblik over signaturniveauer og typiske dokumenter. Den erstatter ikke juridisk rådgivning i konkrete tilfælde. Hvis et dokument skal bruges som bevis i en retssag, eller hvis modparten stiller specifikke krav, bør I kontakte en advokat. For dokumenter, der skal tinglyses, eller andre dokumenter med lovbestemte formkrav, skal I følge de regler, den relevante myndighed oplyser.
Guiden dækker heller ikke opsætning af MitID Erhverv eller håndtering af persondata i forbindelse med signaturer. Se guiden om AI i praksis for mere om, hvordan I håndterer persondata, når medarbejderne bruger digitale værktøjer, og guiden om kundekendskab efter hvidvaskloven, hvis I som revisor, bogholder eller mægler skal legitimere kunder og opbevare dokumentation.
Næste skridt
Brug Sikkerheds- og compliancetjekket til at få overblik over, hvor jeres virksomhed står med IT-sikkerhed og compliance. Tjekket hjælper jer med at prioritere indsatsen — herunder styringen af digital identitet og adgang.
